办公事务 · 熟练
把 AI 交给全公司之前，先答哪四个问题？
人的生命周期，不是账号的生命周期
让一个人试用 AI，和让一百个人用 AI，是两件事。试用阶段没有需要治理的东西；一旦它进了通讯录、能读群聊与文档、能替人发消息，你就必须回答四个问题：① 谁能用（名额与角色）② 用多少（配额与算力谁买单）③ 能看什么（按组织身份的可见范围，以及哪些高敏感信息必须挡住）④ 人走了怎么收（统一的权限回收，而不是逐个去关）。这一页用一次真实的落地（企业微信 × WorkBuddy 2026-10-14 联合版本：AI 以机器人身份进通讯录、用企微账号登录、管理员统一配置与分配名额）把四个问题摊开，逐条给出要提前定下来的那一句话。
方法 · 一图看懂
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第一问 · 谁能用 — 从「申请领取」变成「统一分配名额」：先把使用面收敛到你愿意为它负责的那一圈人，再谈放开
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第二问 · 用多少 — 用量与算力由谁采购、配额怎么切；把 AI 的花费放进同一本账，而不是每个部门各刷各的卡
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第三问 · 能看什么 — 按组织身份设可见范围，并明确哪些高敏感信息必须挡住；AI 的权限应当不超过它替的那个人
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第四问 · 人走了怎么收 — 离职时统一回收，而不是逐个平台去关；顺带确认「账号数据是否互通」（不互通意味着你要单独管一份上下文）
原理 · 为什么有效
AI 进组织的失败点几乎都不在能力上，而在身份：它被当成了「一个更好用的工具」，于是没人为它的权限负责。工具是你去用它；同事是它会替你做事、并且能看到你看到的东西 —— 一旦它进了通讯录、能读群聊与文档、能代发消息，它的可见范围就等于「它替的那个人」的可见范围。这时最容易被漏掉的是第四问：人的账号会注销，但 AI 积累的上下文、以及它被授予的各种连接不会自己消失。判据一句话：AI 的席位应当和人一样有开通、有额度、有可见范围、有退出 —— 四样缺一样，治理就只是名义上的。另有一处实测边界值得先知道：企业版账号与原账号的数据使用状态可能并不互通，这意味着「换了登录方式」不等于「数据跟着走」，你要单独决定那份上下文归谁。
适用场景
适用：① 你所在组织准备把 AI 从「几个人试用」推到「全员可用」 ② 你在写 AI 使用管理规范，需要一份可逐条对照的四问清单 ③ 你把自建 Agent 接进了企业 IM / 文档 / 网盘，需要重新定义它的可见范围与退出路径。⛔ 不适用：① 个人使用（自己管自己，四问退化成一句「别把不该给的给它」）② 组织还没有任何人在用（先有使用，才有治理）③ 纯技术侧的密钥 / 配置治理（那是另一层，本页只管「人的席位」）。
自测 · 6 问
我说得出「谁能用」的具体范围，而不是「需要的人都能申请」
AI 的花费进了同一本账（配额 + 统一采购），不是一个部门一张卡
我给 AI 的可见范围不超过它替的那个人的权限，且能指出哪些数据是明确挡住的
我知道账号被注销 / 人离职时，AI 那边的连接与上下文由谁按什么顺序收回
我确认过「换登录方式」时账号数据是否互通，并对不互通的那部分单独做了安排
发送类动作（代发消息 / 发文件）有人工确认环节，不是全自动
怎么上手 · 验证步骤
① 拿一张纸，横着写四个词：名额 · 额度 · 可见范围 · 退出。② 每一项下面只写一句话 —— 谁定、依据是什么。写不出来的一项就是当前最缺的那一项。③ 挑一个真实的人做一次「加入 → 使用 → 离职」全流程演练：从给他开名额开始，到他离开那天你实际点了哪几下结束。④ 演练里凡是需要「逐个平台去关」的步骤，都记下来 —— 那些就是要补的统一回收位。⑤ 把四句话写进 AI 使用规范的第一页，放在「能做什么」之前。
自检动作：想象最有权限的那位同事明天离职。你能在不看任何教程的情况下说出「要动哪几个地方、按什么顺序」。如果必须去问 IT、或者要去翻去年那份开通记录，说明这个组织的 AI 席位还没有真正被治理 —— 它只是被开通了。